Kebijakan Privasi

Kebijakan ini berlaku untuk situs KOLABSWORK, aplikasi KOLABSWORK untuk brand dan agensi, Creator Portal, serta integrasi yang Anda hubungkan ke KOLABSWORK. Kebijakan ini mencakup pengunjung situs, orang yang mengisi form Jadwalkan Demo, orang yang mendaftar di daftar tunggu kreator, pengguna akun brand dan agensi, kreator yang memakai Creator Portal, dan kreator yang datanya dicatat oleh brand atau agensi di KOLABSWORK.

Kebijakan ini disusun berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan ketentuan platform yang terhubung dengan KOLABSWORK.

KOLABSWORK dikelola oleh [ISI PO: nama legal PT], beralamat di [ISI PO: alamat terdaftar] ("kami").

Sebagai pengendali data, kami menentukan cara memproses data pengunjung situs, permintaan demo, akun pengguna, tagihan, dan catatan keamanan.

Sebagai prosesor data, kami memproses data yang dimasukkan atau dihubungkan oleh pelanggan kami (brand dan agensi), termasuk data kreator dan data dari toko TikTok Shop pelanggan. Untuk data ini, pelanggan adalah pengendali data, dan kami memprosesnya hanya atas instruksi pelanggan, sesuai perjanjian dengan pelanggan dan Syarat & Ketentuan kami.

Pengunjung dan form Jadwalkan Demo.

• Nama, email kerja, nomor WhatsApp, nama brand atau agensi, peran Anda (brand, agensi, atau lainnya), dan waktu Anda menyetujui untuk dihubungi.
• Form ini tidak menyimpan alamat IP Anda. Penyedia hosting kami dapat mencatat data teknis seperti alamat IP dan jenis peramban untuk keamanan dan menjaga layanan tetap berjalan.

Daftar tunggu kreator.

• Nama, satu kontak (nomor WhatsApp atau email), akun TikTok dan kategori konten (bila Anda mengisinya), serta waktu Anda menyetujui untuk dihubungi. Pendaftaran ini tidak membuat akun Creator Portal atau profil Jaringan Kreator.

Akun brand dan agensi.

• Nama tampilan, email, foto profil bila diunggah, organisasi dan peran Anda di dalamnya.
• Kata sandi dikelola oleh penyedia autentikasi kami dalam bentuk yang tidak dapat dibaca kembali. Bila Anda menyalakan verifikasi dua langkah, kami menyimpan faktor yang Anda daftarkan.
• Catatan aktivitas dan audit atas tindakan di akun, untuk keamanan dan pertanggungjawaban.

Data kreator yang dicatat oleh brand dan agensi.

• Nama, akun dan handle di platform, jumlah pengikut yang terlihat publik, kontak, catatan internal brand, status hubungan, kampanye, konten, dan performa yang terhubung dengan kreator.
• Untuk pengiriman sampel: nama penerima, nomor telepon, alamat pengiriman, dan petunjuk pengiriman.
• Penawaran, perjanjian, kewajiban konten, dan catatan pembayaran yang disepakati brand dan kreator. KOLABSWORK tidak memindahkan uang; pembayaran dilakukan di luar KOLABSWORK dan hanya dicatat di sini.

Creator Portal.

• Akun, profil Jaringan Kreator (nama, headline, lokasi, bahasa, niche, format, platform, ketersediaan, bio, foto), dan tarif yang Anda isi.
• Pernyataan usia, persetujuan atas syarat dan pemberitahuan privasi beserta versinya, serta persetujuan atau penarikan persetujuan untuk tujuan tertentu.
• Untuk pembayaran: kami hanya menyimpan token dari mitra pembayaran dan petunjuk tersamar, bukan nomor rekening, nama pemilik rekening, atau dokumen identitas. Untuk pajak, kami menyimpan jenis penerima, status tempat tinggal pajak, dan nomor rujukan internal.

Dukungan. Subjek dan isi tiket dukungan, serta siapa yang membuka dan menutupnya.

Fitur AI (Copilot). Pertanyaan dan jawaban dalam percakapan Copilot, serta catatan teknis tiap permintaan ke fitur AI (tujuan, versi, dan status).

Kami memproses data pribadi hanya untuk tujuan yang jelas, dengan dasar pemrosesan menurut Pasal 20 ayat (2) UU PDP:

• Menghubungi Anda soal demo yang Anda minta: persetujuan Anda di form Jadwalkan Demo.
• Mengabari pembukaan pendaftaran kreator: persetujuan Anda di form Daftar tunggu kreator, yang dapat Anda tarik kapan saja.
• Menyediakan layanan (akun, organisasi, pengelolaan kreator, kampanye, sampel, konten, laporan): pelaksanaan perjanjian dengan pelanggan.
• Memproses data atas nama pelanggan (data kreator dan data platform terhubung): instruksi pelanggan sebagai pengendali data.
• Menyimpan catatan keuangan, pajak, dan audit: pemenuhan kewajiban hukum.
• Menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, dan memperbaiki gangguan: kepentingan sah kami dan pelanggan.
• Pesan pemasaran: hanya dengan persetujuan Anda, yang dapat Anda tarik kapan saja.

Bila pemrosesan didasarkan pada persetujuan, kami memintanya secara jelas dan tercatat, dan Anda dapat menariknya kapan saja tanpa memengaruhi pemrosesan sebelum penarikan.

Bila brand atau agensi menghubungkan toko TikTok Shop, KOLABSWORK mengakses data toko hanya sebatas izin yang diberikan pemilik toko melalui otorisasi TikTok Shop: produk (judul, SKU, harga, stok, gambar, kategori), pesanan (waktu, nilai, status, baris pesanan, pengembalian dana, serta atribusi kreator dan kampanye), transaksi keuangan toko, dan data afiliasi kreator. Kami tidak meminta nama atau alamat pembeli.

• Kami memproses data ini sebagai penyedia layanan bagi pemilik toko, hanya untuk menjalankan layanan yang diminta pemilik toko, sesuai Ketentuan Layanan Pengembang TikTok Shop.
• Kami tidak menggabungkan atau memakai data ini untuk kepentingan kami sendiri, tidak memakainya untuk toko atau pelanggan lain, tidak menjualnya, dan tidak membangun profil individu darinya.
• Kami tidak membagikan data ini kepada pihak ketiga tanpa izin tegas pemilik toko, kecuali kepada subprosesor yang membantu kami menyediakan layanan dengan perjanjian tertulis, atau bila diwajibkan hukum.
• Bila otorisasi dicabut atau toko diputus dari KOLABSWORK, kami berhenti mengakses data toko. Data katalog toko dihapus 90 hari sesudahnya. Catatan yang wajib kami simpan menurut hukum, seperti catatan keuangan, disimpan selama masa yang diwajibkan.

Pemakaian TikTok Shop juga tunduk pada kebijakan privasi TikTok Shop yang berlaku bagi penjual. Integrasi TikTok Shop sedang disiapkan dan belum memproses data toko sungguhan.

KOLABSWORK berencana menyediakan integrasi dengan Instagram dan Facebook melalui Meta Platform. Bila integrasi itu aktif dan Anda menghubungkan akun, kami hanya mengakses data yang Anda izinkan, seperti profil publik akun bisnis atau kreator dan metrik konten, untuk menampilkan performa kreator dan kampanye kepada brand yang bekerja sama dengan Anda.

• Kami tidak menjual, melisensikan, atau membeli data platform Meta, dan tidak memakainya untuk pengawasan, diskriminasi, atau keputusan kelayakan atas perumahan, pekerjaan, asuransi, pendidikan, kredit, bantuan pemerintah, atau imigrasi.
• Kami tidak memakai data ini untuk membangun atau memperkaya profil iklan, dan tidak mencoba mengenali kembali orang dari data yang identitasnya sudah dihilangkan.
• Kami menghapus data platform Meta sesegera mungkin bila tidak lagi diperlukan, bila Anda memintanya, bila akun Anda ditutup, atau bila hukum mewajibkannya.
• Anda dapat mencabut akses KOLABSWORK kapan saja dari pengaturan aplikasi dan situs web di akun Facebook atau Instagram Anda, dan meminta penghapusan data seperti dijelaskan di bagian Cara meminta penghapusan data.

KOLABSWORK berencana memakai YouTube API Services. Bila fitur ini aktif dan Anda menghubungkan kanal YouTube, kami mengakses data yang Anda izinkan, seperti informasi kanal dan statistik video, untuk menampilkan performa kreator dan kampanye.

• Dengan memakai fitur YouTube di KOLABSWORK, Anda juga tunduk pada Persyaratan Layanan YouTube, dan data Anda di Google diproses menurut Kebijakan Privasi Google.
• Data dari YouTube API Services hanya ditampilkan kepada Anda dan kepada brand yang Anda izinkan, dan hanya dipakai seperti dijelaskan dalam kebijakan ini.
• Data yang disimpan diperbarui atau dihapus paling lambat setiap 30 hari.
• Anda dapat mencabut akses KOLABSWORK kapan saja melalui halaman setelan keamanan Google. Setelah akses dicabut, kami menghapus data YouTube Anda dalam 30 hari. Bila Anda meminta penghapusan kepada kami, kami menghapusnya dalam 7 hari.
• Data yang diperoleh melalui API Google tidak kami pindahkan atau jual kepada platform iklan, pialang data, atau penjual kembali, dan tidak kami pakai untuk iklan atau keputusan kredit.

Fitur AI di KOLABSWORK, seperti Copilot, membantu Anda membaca data organisasi Anda sendiri. Jawabannya memakai izin Anda dan menyebutkan sumbernya.

• Data Anda dan data pelanggan kami tidak dipakai untuk melatih model AI. Larangan ini ditegakkan di basis data, bukan hanya oleh kebijakan.
• Kredensial, data pembayaran dan rekening, dokumen identitas, alamat pengiriman sampel kreator, data organisasi lain, dan catatan keamanan tidak pernah dikirim ke model AI.
• Fitur AI saat ini memakai mesin uji. Sebelum penyedia model AI sungguhan dipakai, kami akan menyebutkannya di kebijakan ini dan dalam daftar subprosesor.

Kami tidak menjual data pribadi. Kami hanya membagikannya:

• Kepada subprosesor yang membantu kami menyediakan layanan, dengan perjanjian tertulis yang membatasi mereka bekerja atas instruksi kami dan menghapus data saat kerja sama berakhir: penyedia hosting aplikasi, basis data dan autentikasi, serta penyimpanan berkas.
• Di dalam organisasi pelanggan, kepada anggota yang berhak menurut perannya.
• Kepada platform yang Anda hubungkan, sebatas yang diperlukan untuk menjalankan integrasi yang Anda minta.
• Bila diwajibkan hukum, atau atas permintaan resmi dari otoritas yang berwenang.

Staf KOLABSWORK hanya dapat membuka data organisasi pelanggan melalui tiket dukungan yang disetujui secara internal dan oleh Owner organisasi, dalam jendela waktu terbatas paling lama 4 jam, dan setiap akses dicatat.

Data disimpan dan diproses di pusat data penyedia kami, saat ini termasuk di Singapura (wilayah Asia Tenggara), dan dapat diakses oleh penyedia hosting dari lokasi lain untuk mengoperasikan layanan. Lokasi penyimpanan produksi: [ISI PO: lokasi server produksi].

Bila data pribadi dipindahkan ke luar wilayah Indonesia, kami memastikan negara tujuan memiliki tingkat pelindungan yang setara atau lebih tinggi, atau ada pelindungan yang memadai dan mengikat, atau, bila keduanya tidak ada, dengan persetujuan Anda, sesuai Pasal 56 UU PDP.

Kami menyimpan data hanya selama diperlukan untuk tujuannya atau selama diwajibkan hukum, lalu menghapus atau menyamarkannya. Beberapa masa simpan yang berlaku:

• Permintaan demo: selama permintaan Anda ditindaklanjuti, paling lama [ISI PO: masa simpan permintaan demo].
• Daftar tunggu kreator: sampai Anda dikabari bahwa pendaftaran kreator dibuka, paling lama [ISI PO: masa simpan daftar tunggu kreator].
• Catatan pembayaran, komisi, dan bukti pembayaran: 10 tahun sejak akhir tahun buku.
• Catatan audit: 10 tahun.
• Permintaan pemilik data: 5 tahun setelah ditutup.
• Data kreator: disamarkan 90 hari setelah hubungan dengan brand berakhir.
• Alamat pengiriman sampel: 90 hari setelah sampel diterima, dikembalikan, atau hilang.
• Berkas ekspor yang dibuat: 7 hari.
• Catatan teknis: 90 hari. Percakapan Copilot: 30 hari.
• Organisasi yang berhenti berlangganan: 30 hari pertama hanya bisa dibaca dan diekspor, hari ke-31 sampai ke-90 ditangguhkan, dan penghapusan dimulai pada hari ke-91.
• Data dari platform terhubung: menurut ketentuan platform itu, seperti dijelaskan di bagian TikTok Shop, Meta, dan YouTube di atas.

Data yang sedang menjadi bagian dari sengketa atau kewajiban hukum dapat ditahan lebih lama sampai urusan itu selesai.

• Data setiap organisasi dipisahkan di tingkat basis data, sehingga satu organisasi tidak dapat membaca data organisasi lain.
• Data dikirim melalui koneksi terenkripsi (TLS) dan disimpan terenkripsi oleh penyedia kami. Kredensial integrasi dienkripsi dengan AES-256-GCM, dengan kunci yang disimpan terpisah dari basis data.
• Verifikasi dua langkah tersedia untuk setiap pengguna dan diwajibkan untuk administrator platform.
• Berkas disimpan secara privat dan hanya dapat dibuka melalui tautan bertanda tangan yang berlaku beberapa menit.
• Akses staf ke data pelanggan dibatasi, disetujui berlapis, dan dicatat.

Bila Anda menemukan celah keamanan, laporkan kepada kami melalui [ISI PO: email support].

Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberi tahu Anda dan lembaga pelindungan data pribadi secara tertulis paling lambat 3 x 24 jam, termasuk data apa yang terungkap, kapan dan bagaimana terjadinya, serta langkah penanganan dan pemulihannya, sesuai Pasal 46 UU PDP. Bila data berasal dari platform terhubung, kami juga memberi tahu platform itu sesuai ketentuannya.

Menurut UU PDP, Anda berhak:

• mendapat informasi tentang identitas kami, tujuan, dan dasar pemrosesan;
• mengakses dan mendapat salinan data Anda;
• memperbaiki data yang tidak akurat;
• meminta pemrosesan dihentikan dan data dihapus;
• menarik persetujuan;
• mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis, termasuk pemrofilan;
• menunda atau membatasi pemrosesan;
• mendapat dan memindahkan data Anda ke pengendali lain;
• menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data Anda.

Kreator dapat mengunduh, memperbaiki, dan menutup akun Creator Portal langsung dari halaman privasi di Creator Portal. Data yang dicatat oleh brand tetap dipegang brand itu; ajukan hak Anda kepada brand tersebut, atau kepada kami dan kami akan meneruskannya.

Ajukan permintaan melalui [ISI PO: email support]. Kami dapat meminta bukti identitas sebelum memprosesnya. Permintaan perbaikan, akses, penghentian pemrosesan setelah persetujuan ditarik, dan penundaan atau pembatasan kami tindak lanjuti paling lambat 3 x 24 jam, sesuai UU PDP.

Untuk meminta penghapusan data Anda, termasuk data dari Facebook, Instagram, YouTube, atau TikTok Shop:

• Kirim permintaan ke [ISI PO: email support] dari alamat email yang terdaftar, dengan subjek "Hapus data".
• Sebutkan akun KOLABSWORK atau akun platform yang dimaksud, dan data mana yang ingin dihapus.
• Kami mengonfirmasi penerimaan dan memberi nomor rujukan paling lambat 3 x 24 jam, lalu menyelesaikan penghapusan paling lambat 7 hari, kecuali data yang wajib kami simpan menurut hukum. Data yang tetap disimpan akan kami sebutkan beserta alasannya.
• Anda juga dapat mencabut akses KOLABSWORK langsung dari pengaturan Facebook, Instagram, Google, atau TikTok Shop Anda.

Kami hanya memakai cookie yang diperlukan agar layanan berjalan. Kami tidak memakai cookie iklan, analitik pihak ketiga, atau pelacak lintas situs.

• Cookie sesi masuk dari penyedia autentikasi kami, agar Anda tetap masuk.
• kw_locale: bahasa yang Anda pilih, selama 1 tahun.
• kw_theme: tema tampilan, selama 1 tahun.
• kw_active_organization: organisasi yang terakhir Anda buka, selama 1 tahun.
• kw_platform_bootstrap: hanya untuk administrator platform saat menyiapkan verifikasi dua langkah, selama 15 menit.

Anda dapat menghapus atau memblokir cookie lewat pengaturan peramban, tetapi sebagian fitur, seperti tetap masuk ke akun, tidak akan berfungsi.

Layanan KOLABSWORK tidak ditujukan untuk anak. Kreator yang memakai Creator Portal harus memenuhi batas usia [ISI PO: batas usia minimum kreator] dan menyatakan usianya saat mendaftar. Bila kami mengetahui ada data anak yang diproses tanpa persetujuan orang tua atau wali sesuai Pasal 25 UU PDP, kami akan menghapusnya.

Kami dapat mengubah kebijakan ini. Perubahan penting kami umumkan di situs dan di aplikasi sebelum berlaku. Bila perubahan menambah tujuan baru pemakaian data Anda, kami meminta persetujuan Anda lagi bila diwajibkan.

Pertanyaan, permintaan, dan keluhan tentang data pribadi dapat dikirim ke [ISI PO: email support], atau secara tertulis ke [ISI PO: nama legal PT], [ISI PO: alamat terdaftar]. Pejabat pelindungan data pribadi: [ISI PO: nama pejabat pelindungan data, bila ditunjuk].